Cụ thể, POS là một hệ thống hoàn chỉnh bao gồm phần cứng và phần mềm, hoặc chỉ đơn giản là một thiết bị điểm bán hàng như máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh, máy in hóa đơn, v.v. Nhờ vào khả năng quản lý chặt chẽ, POS giúp doanh nghiệp quản lý và xử lý các giao dịch bán hàng, tính tiền, in hóa đơn, quản lý kho hàng, quản lý khách hàng và cung cấp các thông tin quan trọng liên quan đến doanh số bán hàng.
Có bốn loại hệ thống POS chính mà các doanh nghiệp thường sử dụng ngày nay là hệ thống POS truyền thống, hệ thống POS dựa trên máy tính bảng, hệ thống POS di động và hệ thống POS đám mây.
Hệ thống POS truyền thống (Legacy POS system) còn được gọi là POS tại chỗ là hệ thống POS sử dụng phần cứng, phần mềm truyền thống để xử lý giao dịch bán hàng và quản lý dữ liệu cục bộ. Điều này có nghĩa là tất cả các giao dịch và thông tin đều được lưu trữ tại một thiết bị duy nhất và doanh nghiệp chỉ có thể truy cập dữ liệu từ thiết bị đó.
Chính vì vậy nên hệ thống POS truyền thống thường phải được cài đặt và cấu hình tại từng điểm bán hàng riêng lẻ và thường không thể truy cập từ xa, khiến quá trình tích hợp vào hệ thống thương mại điện tử trở nên chậm và lâu.
Hệ thống POS trên máy tính bảng (Tablet-based POS system) là hệ thống POS sử dụng máy tính bảng làm thiết bị chính để xử lý giao dịch bán hàng thay vì sử dụng máy tính truyền thống hoặc thiết bị POS độc lập.
Bởi vì hệ thống POS này chạy trên phần cứng mà nhiều người đã quen thuộc nên việc tích hợp hệ thống thương mại điện tử và đào tạo nhân sự dễ dàng hơn so với hệ thống POS truyền thống.
Hệ thống POS di động (Mobile POS system) là một dạng POS sử dụng các thiết bị di động như điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc thiết bị đeo tay để xử lý giao dịch bán hàng. Điều này cho phép nhân viên bán hàng di chuyển xung quanh cửa hàng hoặc thực hiện giao dịch trực tiếp tại nơi khách hàng đang đứng.
Việc này sẽ giúp các nhân viên bán hàng có thể tra cứu sản phẩm và hồ sơ khách hàng từ hệ thống POS di động để kiểm tra hàng tồn kho và đưa ra các đề xuất được cá nhân hóa cho khách hàng. Tương tự như hệ thống POS trên máy tính bảng, việc tích hợp và đào tạo nhân sự để sử dụng hệ thống POS di động cũng tương đối dễ dàng.
Hệ thống POS đám mây (Cloud-based POS system) là một hình thức POS sử dụng công nghệ điện toán đám mây để lưu trữ và xử lý dữ liệu bán hàng. Thay vì lưu trữ dữ liệu trên máy tính hoặc máy chủ nội bộ, hệ thống POS đám mây sử dụng mô hình trực tuyến để quản lý và truy cập dữ liệu từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
Hầu hết các hệ thống POS hiện nay đều dựa trên đám mây vì mang lại nhiều lợi ích, bao gồm khả năng truy cập từ xa, linh hoạt, dễ dàng tích hợp và mở rộng. Nó cho phép các doanh nghiệp quản lý nhiều điểm bán hàng từ một nền tảng duy nhất và cung cấp dữ liệu và thông tin tức thì để hỗ trợ quyết định kinh doanh. Đồng thời, hệ thống POS đám mây giảm bớt tài nguyên về phần cứng, chi phí cài đặt so với các hệ thống POS khác.
Hệ thống POS giúp đơn giản hóa và tự động hóa quy trình bán hàng, giúp giao dịch diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn. Doanh nghiệp có thể tiến hành thanh toán, tính tổng số tiền một cách chính xác và tạo ra hóa đơn/biên lai chỉ trong vài giây.
Hệ thống POS cho phép doanh nghiệp theo dõi và quản lý hàng tồn kho trong thời gian thực bằng cách nhận thông báo khi hàng hóa sắp hết và tự động tái đặt hàng. Điều này giúp tránh tình trạng hết hàng hoặc hàng tồn quá nhiều, giúp tối ưu hóa mức tồn kho và giảm chi phí lưu trữ.
Hệ thống POS cung cấp khả năng phân tích và báo cáo doanh thu chi tiết, giúp doanh nghiệp theo dõi được hiệu suất kinh doanh, xu hướng tiêu dùng, xác định sản phẩm được yêu thích, v.v. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có cơ sở để hoạch định lại chiến lược kinh doanh trong tương lai.
Hệ thống POS có thể dễ dàng theo dõi doanh số bán hàng của mỗi nhân viên, số giờ làm việc và chỉ số hiệu suất. Nhờ vậy mà doanh nghiệp sẽ có được dữ liệu chính xác nhất để tính % hoa hồng cho mỗi nhân viên, đơn giản hóa quá trình xử lý bảng lương và cho phép doanh nghiệp xác định được những nhân viên có hiệu suất cao hoặc những nhân sự cần đào tạo thêm.
Nhìn chung, POS là một phần mềm quản trị quan trọng trong hệ thống kinh doanh. Doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ càng về các loại hệ thống POS để lựa chọn được phần mềm quản lý kinh doanh tốt nhất và phù hợp nhất với mô hình, chiến lược của công ty.
